Управление заявками пользователей и работа с документами

Управление заявками
Список заявок

Работа и управление заявками осуществляется в разделе "Управление заявками". Если заявок на курс ещё нет, то список будет пустой.

При наличии активных заявок они будут отображены в списке.

Заявки можно одобрять и отклонять, используя соответствующие кнопки у конкретной заявки в списке.

Для одобрения служит кнопка "Одобрить".

Для отклонения служит кнопка "Отклонить".

Одобрение заявки

После нажатия на кнопку "Одобрить" отобразится окно подтверждения.

Здесь нужно выбрать поток и указать дату прохождения вступительного тестирования для слушателя.

После нажатия на кнопку "Сохранить" заявка слушателя будет одобрена.

При необходимости, вы можете изменить поток для слушателя, используя кнопку "Сменить поток".

Для продолжения нужно будет дождаться получения статуса Трансферта.

Отклонение заявки

После нажатия на кнопку "Отклонить" отобразится окно отклонения.

После нажатия на кнопку "Сохранить" заявка слушателя будет отклонена.

Заявка может быть отклонена в следующих случаях:

  1. Вручную: Представитель общественной организации принял решение, что заявку следует отклонить.
  2. Вручную: Пользователь передумал и отказался от подачи заявки.
  3. Автоматически: С момента подачи заявки прошло 30 и более дней и не было каких-либо новых действий с заявкой.
  4. Автоматически: После подачи заявки было определено, что выставить статус Трансферта для неё нет возможности (к примеру, превышен лимит заявок).

Зачисление на курс

После одобрения заявки необходимо дождаться её валидации командой поддержки и получения статуса Трансферта.

Как только статус станет активированным появится возможность зачисления слушателя на курс.


Для этого служит кнопка "Зачислить" у конкретного слушателя.

При нажатии на неё отобразится форма зачисления слушателя на курс.

Если за слушателя оплату проводит работодатель, то нужно проставить соответствующую отметку и заполнить дополнительные поля.

После заполнения полей и нажатия кнопки "Сохранить" слушатель будет зачислен на курс.

У него обновится статус и добавится дополнительная кнопка "Отчислить", которую можно использовать для отчисления слушателя с курса в случае необходимости.

Работа с документами о зачислении
Формирование приложения к приказу о зачислении

Для формирования приложения к приказу о зачислении служит функционал работы с реестром. Чтобы сформировать приложение нужно использовать кнопку "Реестр: зачислены".

При нажатии на кнопку откроется форма подготовки Приложения к приказу о зачислении, в которой необходимо выбрать курс и поток на курсе.

Обратите внимание! Формирования приложений к приказу возможно только для тех курсов и потоков, у которых все поданные заявки на курс обработаны.

Для формирования приложения нужно нажать на кнопку "Сформировать приложение".

Приложение к приказу о зачислении будет сформировано и станет доступно в разделе "Работа с документами" в разделе "Входящие".

Подписание документов

Любой сформированный документ можно скачать, используя ссылку в виде его названия.

После скачивания его надо проверить и убедиться, что все данные в нем верны и соответствуют заполненным ранее значениям. Также, на скаченный документ необходимо наложить ЭЦП вашей ОО в виде внешней подписи (в отдельном файле).

Для загрузки электронной подписи документа, сформированного алгоритмами платформы, служит кнопка "Подписать". Это позволяет подтвердить сформированный документ со стороны вашей образовательной организации.

После нажатия на кнопку откроется страница загрузки электронной подписи документа.

Выберите сформированную подпись для текущего документа, которую подготовили после скачивания и проверки документа, и, при необходимости укажите комментарий.

Для подтверждения заполненных данных нажмите кнопку "Сохранить".

После сохранения ЭЦП в исходящих документах появится отправленный на согласование документ с приложенной ЭЦП в статусе "Отправлено".

Загрузка приказа о зачислении

Приказ о зачислении необходимо загрузить через форму создания документа в разделе "Работа с документами".

Для создания нового документа нужно нажать на кнопку "Создать новый документ". Откроется форма создания документа.

Нужно выбрать тип документа "Приказ о зачислении", прикрепить документ, электронную подпись и заполнить обязательные поля.

Сформированный документ добавится в список исходящих документов в статусе "Отправлено"

Нужно дождаться подтверждения документов (Приказа о зачислении и Приложения к приказу о зачислении) со стороны 1C. Такие документы будут иметь статус "ЭЦП корректна".

Работа с документами при обучении
Реестр потока курса

Для формирования потоков служит кнопка "Сформировать потоки".

Откроется форма с выбором курса и его потока для формирования потока.

Нужно выбрать значения в полях и нажать на кнопку "Сформировать поток".

Если валидность отправленного ранее приказа о зачислении пока ещё не подтверждена, то появится соответствующее предупреждение.

Нужно будет дождаться подтверждения валидности по отправленным документам.

Если с отправленными документами все хорошо и нет слушателей с необработанным статусом (не подтвержденные или не отклоненные), то кнопка "Сформировать поток" будет доступна.

После нажатия на кнопку "Сформировать поток" будет сформирован поток и подготовлены новые документы для подписания:

  • Приложение к договору №4;
  • Приложение к договору №10.

Данные документы будут нужны, чтобы в будущем завершить поток успешно. Работа с ними аналогична работе с другими документами на платформе.

Также у слушателей появится кнопка "Закончил обучение".

Приложения к договору по итогу формирования потока

Приложения к договору будут сформированы и станут доступны в разделе "Работа с документами" в разделе "Входящие".

Сформированный документ можно скачать, используя ссылку в виде его названия. Работа с ними аналогична вышеописанной процедуре подписания документов.

После загрузки электронной подписи, данные приложения будут отправлены на согласование (документ в статусе "Отправлен").

Отчисление слушателей

Если возникла необходимость отчисления слушателя с курса, то используйте кнопку "Отчислить" у конкретного слушателя.

Появится форма, на которой необходимо указать данные, обязательные для отчисления.

После заполнения полей, прикрепления файлов и нажатия на кнопку "Сохранить" слушатель будет отчислен с курса.

Завершение обучения слушателя

Для завершения обучения у слушателей имеется индивидуальная кнопка "Закончил обучение".

При нажатии на неё откроется форма внесения данных для завершения обучения слушателя.

Для завершения обучения слушателя необходимо заполнить все обязательные поля и нажать кнопку "Сохранить".

Статус слушателя будет изменен на "Закончил обучение".

Работа с документами по завершению обучения
Формирование приложения к приказу о выдаче документов об образовании

Когда все слушатели потока завершат обучение (закончат либо будут отчислены), необходимо сформировать Приложение к приказу о выдаче документов об образовании (так называемый, приказ об отчислении).

Для формирования приложения к данному приказу служит функционал работы с реестром. Чтобы сформировать приложение нужно использовать кнопку "Реестр: успешно завершили".


При нажатии на кнопку откроется новая форма, на которой необходимо выбрать курс и его поток, затем нажать на кнопку "Сформировать приложение".

Приложение к приказу о выдаче документов об образовании будет сформировано и станет доступно в разделе "Работа с документами" в разделе "Входящие". 

Данный документ необходимо подписать по описанному выше алгоритму.

Загрузка подготовленного приказа об отчислении

Подготовленный по форме вашей ОО приказ об отчислении необходимо загрузить через форму создания документа в разделе "Работа с документами", создав новый документ.

Нужно выбрать тип документа "Приказ об отчислении", прикрепить документ, подпись и заполнить обязательные поля.

Сформированный документ добавится в список исходящих документов в статусе "Отправлено".

После согласования документов со стороны 1C статус изменится на "ЭЦП корректна".


Завершение потока

Для завершения потока служит кнопка "Завершить поток".

Откроется форма с выбором курса и его потока для завершения, на которой необходимо выбрать курс и его поток и нажать на кнопку "Завершить поток".

Если валидность отправленного ранее приказа о отчислении и приложения к нему ещё не подтверждена, то появится соответствующее предупреждение и возможность завершить поток будет отсутствовать.

Если отправленные документы согласованы и нет слушателей, не окончивших обучение (через завершение либо отчисление), то кнопка "Завершить поток" будет доступна для нажатия и после нажатия на нее поток будет завершен.

Статус слушателей потока будет установлен в "Окончил обучение".

Финансовые документы (реестр оплат) 

Для формирования реестра оплат используйте кнопку "Реестр: оплаты".

При нажатии на кнопку откроется форма, на которой необходимо выбрать курс и его поток для формирования шаблона реестра.

Обратите внимание! Формирования реестра оплаты возможно только для тех слушателей, которые имеют статус "Окончил обучение".

При нажатии на кнопку "Сформировать приложение" будет сформирован файл шаблона реестра и автоматически начнется скачивание подготовленного документа, который необходимо заполнить, распечатать, подписать и отправить в Университет для получения софинансирования по субсидии.

Была ли статья полезна?

Да Нет