Trello: планер и трекер командной работы

Доска Trello — это одна из самых популярных систем управления проектами в режиме онлайн. Она позволяет эффективно организовывать групповую работу по японской методологии канбан-досок. В интенсиве этот цифровой инструмент будет фиксировать ваши шаги на пути к решению задач проекта.

Если вы разделите план действий на мелкие подзадачи и зафиксируете каждую из них в виде карточки на доске Trello, все участники смогут оценивать объём работы, продуктивность в ходе проекта и компетенции друг друга. Доской Trello могут пользоваться все, у кого есть к ней доступ, а значит, все члены команды могут наблюдать за действиями и прогрессом друг друга.

Trello синхронизируется с модулем People&Teams (дневником вашего проекта), в котором отражаются заведённые карточки и выполненные задачи — так мы отслеживаем ваше движение по проекту. Мы подготовили для вас шаблон доски Trello. В уже добавлено несколько полезных ссылок и созданы ключевые колонки.

Шаблон доски Trello

В этой инструкции мы расскажем*:

1. Зачем использовать Trello в интенсиве?

2. Где скачать и как установить Trello?

3. Как устроена структура и общий функционал Trello?

4. Как Trello помогает работать с проектом?

5. Как завести доску Trello для работы над проектом?

6. Как правильно заполнить карточку задачи на доске Trello?

7. Как проверить, что все члены команды на доске Trello корректно отображаются в модуле People&Teams

*Если хотите сразу перейти к определённому блоку, нажмите на него в оглавлении выше.

Зачем использовать Trello в интенсиве?

Чтобы все видели и отслеживали промежуточные результаты вашей работы и было понятно, как именно вы справились с задачами, мы предлагаем фиксировать результаты в Trello.

Например: в вузе N разные команды создали и описали 223 карточки — значит, они выполнили 223 задачи. Эти карточки показывают:

  • что ребятам удалось сделать,
  • какие навыки они проявили,
  • какие компетенции приросли во время их работы над проектом.
Где скачать и как установить Trello?

Читайте в нашей технической инструкции.

Как устроена структура и общий функционал Trello?

image.png

Трелло состоит из четырёх вложенных компонентов: команды, собирающие в себе доски, которые разделены на списки, состоящие из отдельных карточек.

В интенсиве под один проект для команды отводится одна доска. Работа в проекте состоит из отдельных задач, под каждую из которых заводится своя карточка. Таким образом, одна задача — это одна карточка.

Карточки прикрепляются к колонкам, которые обозначают этапы выполнения задач (например, запланированные, текущие и выполненные). Карточки можно перемещать между колонками в зависимости от статуса выполнения задачи.

image.png

В правом углу доски Trello есть Меню. В нём можно управлять настройками доски и доступом к ней, фильтровать карточки, менять фон, осуществлять интеграции. Кроме того, в Меню видна вся активность, которая производилась на доске ранее. Это позволяет оперативно реагировать на изменения в карточках.

Как Trello помогает работать с проектом?

Ключевое правило — разбивать задачи на небольшие подзадачи. Это позволяет команде ответить на четыре главных вопроса:

    1. Что мы хотим получить?
    2. Как мы этого достигнем?
    3. Кто и что делает?
    4. Когда дедлайн?

Разбить большой проект на задачи помогает Trello, так как эта классическая канбан-доска разделена на три секции:

    1. «Список (запланированных) задач» (To do),
    2. «В процессе» (Doing),
    3. «Сделано» (Done).

По этому же принципу и Университет 20.35 сформировал шаблон доски проекта в интенсиве. В нём уже добавлено несколько полезных ссылок и созданы ключевые колонки.

To do — это приоритезированный список задач. О том, что мы называем задачей и как её сформулировать, вы узнаете в разделе «Как правильно заполнить карточку задачи на доске Trello?». Задачи приоритезированы, то есть про каждую вы понимаете, без какой проект не взлетит, а какая — решает менее важную проблему.

Чтобы переместить задачу в следующий столбик — Doing — её надо кому-то присвоить. Трелло позволяет указать в карточке-задаче исполнителя. Это значит, что все в команде будут знать, кто отвечает за конкретное поручение. А также поставить дедлайн. То есть сам исполнитель будет знать, к какому моменту подготовить решение.

Задача переезжает в столбик Done, когда готово её решение и артефакт. Артефакт — это файл с решением: документы, ссылки, презентации, таблицы, чертежи, модели, код, дизайны. Если результат не зафиксирован — то наставник не может засчитать задачу как выполненную, а ваш профиль не пополнится приобретенными компетенциями.

Ключевые вопросы, на которые помогает ответить Trello при работе над проектом:

    1. Где ваш проект находится — команда, эксперты, наставник и Университет 20.35 видят прогресс в реальном времени;
    2. Где возникли трудности, какая задача «подвисла» и кому нужна помощь;
    3. Насколько адекватно вы оцениваете продуктовый результат, исходя из планирования и возникающих обстоятельств по ходу проекта;
    4. Какие у нас дефициты: команда понимает это, когда сталкивается с барьером и формирует образовательный запрос. Задачи по изучению нового материала надо ставить прямо в план проекта и заводить под это новые карточки — это тоже ход проекта и его движение;
    5. Куда утекает время?
Как завести доску Trello для работы над проектом?
    1. Скопируйте шаблон доски, добавьте в неё аккаунт «Университета 20.35» trello@2035.university, всех членов команды и наставника (кстати, не забудьте выдать ему админские права). Предварительно вам нужно авторизоваться и создать команду.
    2. Чтобы скопировать шаблон, зайдите в Меню, нажмите «Назад» и выберите «Еще»; нажмите кнопку «Копировать доску»; введите название доски (лучше латиницей) и выберете команду, если она у вас уже есть.
Как правильно заполнить карточку задачи на доске Trello?

Спойлер: задача не из простых (прочтите этот раздел внимательно)

    • Начнем с главного: одна карточка — одна задача!
    • При создании карточки на доске Trello сформулируйте ее название — это заголовок карточки, опишите постановку задачи и образ результата (как показано на картинке ниже). Чем более подробно и детально вы расскажете о том, что и каким образом нужно сделать, тем лучше. Используйте термины и ключевые понятия. Укажите инструменты, которые предстоит применить для решения задачи. Помните про деление на абзацы и избегайте излишне сложных и длинных предложений, чтобы не было путаницы.

Ред.image.png

    • Подключите к карточке участников только этой задачи, но не более двух человек. Если задействованных людей больше, необходимо создать абсолютно аналогичную карточку и добавить остальных участников. Участники одной карточки выполняют одинаковые действия.

image.png

    • Разделите доску Trello на три основных колонки: «To do», «Doing», «Done». Это три статуса, в которых может находиться карточка с задачей. Важно не забывать присваивать карточкам статусы, чтобы все участники могли следить за прогрессом работы. Вы должны озаглавить колонки именно так, как показано на картинке ниже, потому что эти данные будет анализировать умная рекомендательная система. Помимо того, что вы научитесь формулировать задачи наиболее четко, также вы познакомитесь с языком, который способны распознать алгоритмы компьютерного семантического анализа текста.
    • Только когда наставник подтверждает, что задача выполнена, вы можете переместить карточку в колонку «Done».

image.png

  • Создайте колонку «Problems». В ней вы можете фиксировать все сложности, возникающие в ходе проектной деятельности. Оформлять карточку с проблемой также подробно, как и карточку с задачей не обязательно — заполнение произвольное. image.png
    • Вносите в карточку комментарии, как продвигается задача, какие появляются файлы. В поле «Инструменты» указывайте то, что вы применяли для достижения результата — это конкретное программное обеспечение, методы, способы, подходы, технологии, форматы работы.
    • Выполнив задачу, сообщайте об этом коллегам и наставнику: добавьте в карточку готовый «цифровой артефакт» (например, сделанный конспект, код, схему).
Как проверить, что все члены команды на доске Trello корректно отображаются в модуле People&Teams?

После того как вы создали доску в Trello и связали её с проектом в People&Teams, важно финально проверить список добавленных участников. Это необходимо для того, чтобы данные о выполненных задачах в трекере могли попасть на ваш цифровой профиль и наполнить его освоенными компетенциями.

______________2021-04-03___10.59.01.png

Если какой то пользователь не привязался и поле пустое, нажмите на зеленый карандашик справа.

______________2021-04-03___11.02.16.png

Выберите пользователя из списка или вбейте его Фамилию или ID.

image.png

Нажмите привязать пользователя.